無意間在 AppStore 看到這個 App 名字取的相當有意思
叫做巫毒 Voodo

原價 6.99 美元因為更新為 2.0
在五月底以前限時特價 3.99（現在價位是 4.99）
而且這款軟體還是由對岸同胞製作

有趣的是一度排名在 147 名（現在已經在 300 名外了）
評價卻有四顆半星
比 Things 還高一顆星等級的評價哩

使用起來確實如官網所言: Getting Things Done with Voodo feels like voodoo
最近滿多款 GTD 軟體都是「保持極簡又兼有效率」
也許這也是近來時間管理的風潮

Syn with google calendar

Voodo 最大特色跟優點就是能跟 google calendar 同步
看了看 AppStore 上能跟 google calendar 的行事曆軟體滿多
但是竟然極少有 Todo 軟體可以跟 google calendar 同步的
而且這些 App 的界面通常不是很有美感
（舉例一個倒楣鬼，像是 Organizer…）

大部份軟體選擇同步 toodledo 或是 Remember The Milk
這點讓人無法理解（其實就是要支援 Projects 跟 Check lists）

先不論這兩個服務好不好用
要完整支援 Projects 跟 Check lists 這兩個功能
都是要繳錢成為網站 Pro 會員
所以這兩個同步方式對於沒有買會員的人其實用途是心安而已
同步回來的時候發現 Projects 跟 Check lists 要重新整理會吐血…

選擇跟 google calendar 同步
一樣沒有支援 Projects 跟 Check lists
剛好就符合 Voodo 沒有多餘包袱之處

隱藏功能是可以在 Mac 端用 iCal 同步 google calendar
繞一圈來說就是可用 iCal 來同步 Voodo

Voodo 的做法是直接開一個行事曆來放這些任務
你可以指定任務「特定時間」執行也可以設定成「全天任務」
由於 Voodo 也有支援自動同步
大概都是幾秒更新一次
所以我覺得還滿安心的

在 Voodo 勾選任務完成之後
在 google calendar 裡面還是會保留好已完成任務
所以要回頭看也是非常方便

特異功能就是還可以設定 google 簡訊來當任務的 PUSH 推撥提醒
不過這個功能太先進了都還用不到
一直還沒有時間試試看

Inbox is your list.

為什麼要拿清單當收件夾？

1. 不浪費時間跟空間
像 iPhone 這種虛擬式收件夾的特點就是可以隨身攜帶
當你走在路邊想到要記事情的時候打開 App 大約需要 3~10 秒（OmniFocus 要 10 秒以上…）
然後需要 2 秒打開 inbox 收件夾開始「真正的」收集

有些軟體發現使用者快速收集的需求
設置了一個或是兩個按鈕來讓你點下去就能執行「收集」
但是這樣做會佔用一個快捷鈕的空間

實際上只有在加工或組織的時候
你才會用到 Inbox 收件夾來辨別「分類完」跟「尚未分類」
所以 Inbox 收件夾設在清單內雖說不致於「多餘」
但事實上刪除掉也無所謂

2. 不會讓未分類完事項造成壓力
其實不管是什麼清單還沒做完就是會讓人產生壓力

這也是為什麼效率軟體這麼喜歡用「打勾」的軟體圖示
因為看了就讓人很酥湖
事情全放置在 Inbox 收件夾會產生一個小問題
這些事情不但沒有做完連事前的分類都還沒分類好

假設收件夾有446件事情等待你執行 Clarify 釐清加工的話
壓力可想而知
一般而言收集完 446 件事情後應該就沒耐心了

3. 不必堅持硬派 GTD

其實 Inbox 收件夾這個名詞跟概念都是由 David Allen 提出來的
但如果可以做到在 Capture 收集時將事情先 Clarify 釐清好的習慣
效率會更上一層
無須等 Capture 收集完再回頭執行 Clarify 釐清的步驟

那麼…要在什麼時候收集？
沒有 Inbox 要怎麼 Capture 收集？
其實很簡單…
按新增輸入任務名字
輸入標籤
輸入地點
輸入期限
然後按確定就搞定了
其實你在新增任務的時候就是在 Capture 收集+ Clarify 釐清了
一氣呵成

當然要選擇先不輸入這麼多東西也可以
不過我建議盡量養成這個好習慣對於提升效率來說是利多

這些 GTD 動詞對於一般使用者來說其實沒有太多意思
你只要知道怎麼做比較有效就可以了

See what you want to see.

收件夾要如何當清單？
就跟你在很多 App 打開後看到的 All (Lists) 一樣
如果你的代辦事項超過上千甚至上萬時
效率高低關鍵就在於要如何分類這些形同小強的代辦事項

分類好再執行

在 Voodo 這個軟體內提供三種分類方式到期日，重要性，地點
切換方式非常簡單
在首頁就可以切換了

1. 到期日依照到期時間來呈現

如上圖會把今天跟逾期的排列在優先
剩下的則是類似 NEXT 下一步清單的排列方法

2. 重要性會依照你設定的三個緊急程度來呈現

這個排列方式滿有趣的不是用一般 Todo 軟體的三個格子來顯示
而是用顏色來排列

以一般認知來說紅色是緊急又重要
黃色是緊急但是不重要
藍色是不緊急但是重要
灰色是不緊急也不重要

3. 地點則是 GTD 慣用的 Context 概念

這個功能跟許多軟體很像
比較值得一題的是一樣支援 GPS 定位
前次有提過
我一直覺得 GPS 由於設定太過麻煩根本不想用

大部份 Todo 軟體都是以 Lists 的概念來分類所有的任務
Voodo 非常有自信的把所有任務排在一個 List 內
畢竟用上列三種方式來分類大部份的任務就足夠了

不夠的部份 Voodo 還支援 Search 功能
自己可以手動搜尋任務
那…Projects 專案功能呢？

萬能標籤

有人說：「用過標籤之後，其他分類方式都不用了」
Voodo 也有 Tags 標籤這個功能

特別的是 Voodo 直接將這個功能按鈕放在列表下方
快速可以選出你要的 Tags 標籤

Tags 標籤用法本身就是自由度非常高
你可以把 Tags 標籤當 Contexts 場地, Areas 責任區或關鍵字來用
關鍵字分類對於 Voodo 沒有意義
Context 場地本身軟體就有內建了
Areas 責任區對於這個「輕 GTD」軟體則是不太實際

所以我就把 Tags 標籤當作 Projects 專案來分類
目前發現 Tags 標籤越來越多使用起來也無礙

Voodo 會把常用的 Tags 排在上方
不常用的也會有自動搜尋字幫你填上

定位

我認為目前在 AppStore Todo 軟體大致可以分為四個種類

一是排程日曆型
也就是支援日曆瀏覽界面或是以行事曆為主的「行事曆軟體」
Todo 功能可能只是「順便」
像是 Organizer, Ccal, Pocket Informant, Refills 等等

二是老王賣瓜型
像是 OmniFocus, Things 跟 Taskpaper
桌面跟手機軟體都是軟體商幫你包好
你只要花錢就可以省事

三是折衷同步型
也就是可以跟 iCal, Outlook 或雲端同步
本身廠商自己沒有在桌面做同步程式
像是 Taska, Todo, 2Do, eTodo, Ultimates Todos, Taskly, ThinkPocket 全都屬於這類型（列不完哩）

四是輕量清單型
像是 Todew, Quickie 這類清單型的軟體
可能就是單純的清單也沒有同步功能

而Voodo 就是介於三跟四的中間軟體
既保有輕量清單式界面
又兼有 Todo 軟體的功能
當然本身 Voodo 對 GTD 而言功能還是不足
不過這軟體本身可以跟 google calendar 同步
特價後跟其他軟體比起來也滿有競爭力的

看過東大特訓班的同學應該知道
女主角真真子的好友有天晚上約她出來
原來是兩個男生同時都說要跟她交往
不知道要選哪個才是正確的

真真子的好友喜歡的是澤松君
不過卻是自由業賺的也不多
相對的田中先生畢業於東大
將來前途很好
但長相跟個性卻都不是真真子好友的菜…

澤松君則是只有臉蛋好
光說話倒是挺開心的
但因為只有高中畢業
常常引人嘲笑（劇中看到任何東西都只會說「厲害！」跟個傻瓜一樣）

另一方面田中先生就比較有智慧
因為是東大畢業
但其實他是個張狂自傲的人
不管什麼話題到最後都會說「這世界是由東大的學生在支撐著人們」
不然就是一堆物理化學原理碎碎唸…

這個情節就是我對於 Things 跟 OmniFocus 的觀感..
想當然 Things 就是澤松君
OmniFocus 就是田中先生

OmniFocus 也測試兩個月多了
一直都沒辦法適應它的使用方式
給我的感覺就是田中先生
看似專業，也真的很專業
但是很複雜也很麻煩

OmniFocus 專注於追尋正統 GTD 的概念
桌面上有必備的 Inbox 收件夾
選單僅有 Projects 專案跟 Contexts 場合
然後就是一點也不聰明的 Smart group（Due soon, Overdue, Flag）
同樣也搭配了 iPhone 版可同步使用
使用方法與 Things 同樣簡化為 Collect 蒐集 – Focus 加工- Organize 組織

蒐集 – Inbox

桌上版雖然可以一次打好幾行
輸入也很快捷（按一下 Enter 就可以新增）
但不知道為何 OmniFocus 僅顯示小小的一行
連內文也都只有一行
就算我把字體提高為 20pt 都還看不清楚

最慘的是在 iPhone 版也是這樣
我 key 在內文裡面的 note 不僅用斜體
還縮小到根本看不清…
不知道 Omni group 開發的人員是不是都近視眼…

加工與組織 – Projects & Contexts

在 Things 我只要了解 Icon 代表的意思
然後把任務拖拉進去
一切就搞定了

但是在 OmniFocus 就完全不是這樣了
Projects 設計可以讓你開階層管理大量的任務
即使要維護這些 Projects 必須花更大量的時間來整理跟規劃

在高度檢視時卻真的會讓人思考到更深層的任務
不再只是執行一些最近要做的事情
這點我覺得是 OmniFocus 最大的優點
因為你不再僅僅是 to do list
而是以更高的階層在俯視整個月，整個季，甚至是一整年

Contexts 場合則是另外一個 GTD 根深蒂固的概念
OmniFocus 的概念是: 場合只能有一個，如果超過一個，那就是不及格

這個場合功能還附加一個 GPS 定位的有趣功能
看起來是很屌沒錯啦…
但是實用度卻是近乎0
前篇 Things 有提到我只會開一個外出清單
外出就會跑這幾個定點而已
在家也就做那幾樣雜事…
麻煩一點就是你也要先到這些地方設定好之後才能使用
或者就是一個字一個字浪費時間打地址…

天才選單 Smart group – Duo soon, Overdue, Flags

為了解決層級開太多沒辦法每次一層一層都進去
OmniFocus 也具備了 Smart group 這些天才選單
任務快到期的時候會直接拉到 Duo soon
而且你可以設定所謂的”快到期”是指24小時還是2天
過期的任務也會直接拉到 Overdue 給你壓力要盡快執行

不過讓我百思不得其解的是
為何 OmniFocus 不把 Due soon 跟 Overdue 兩個選單合併
像 Things 一樣聰明地在同一個 Icon 顯示2個顏色

OmniFocus 的作法不但佔用了2個選單的位置
也讓使用者點選需要佔用6秒鐘點選2次選單

Flags 標籤的設計也是想不透
桌上版可以直接在選單上快速點選設定 Flags 標籤
也許 Flags 標籤代表就是: “老子就是立刻要做這件事情” 或 “老子今天一定要做完這件事情”

但是 iPhone 的 Flags 標籤卻要點進任務底層之後才能設定
又浪費了3秒鐘的時間

iPhone x Sync

OmniFocus 還有個不錯的優點
就是同步方式可能是現行 GTD 軟體中最多的

有支援 Wifi, Mobile Me, WebDAV
另外備份方式也有提供檔案備份, iCal 同步等功能

雖然提供這麼多種
不過其實對於沒有用手機上網的人
還是一樣僅有 Wifi 更新最方便了

再來就是 OmniFocus for iPhone 的開啓速度真的夠龜速
打開至少需要 5~10秒
如果同步需要 30~60秒

實在是慢到無法接受
雖然右下方有貼心設計一個快速蒐集按鈕
可以讓你趁緩慢更新時的寶貴一分鐘來蒐集…

總結

用慣簡單輕鬆的 Things 之後換到 OmniFocus 實在是不順手
一度有考慮要放棄刪除
不過基於田中先生的高學歷跟才學
而且 Things for iPhone 也一直遲遲不更新重要的重複功能
再者是大錢都砸了（19.99 美金哩）
還是勉強繼續使用 OmniFocus 了

還有未購買的朋友還是要先考慮看看你對於任務的定位
田中先生已任務軟體而言實在太過專業，太過複雜
如果只是生活上雜事或者是雞毛小事要管理
個人覺得還是選擇澤松君 Things 或是 todo, 2do 等為佳

OmniFocus 桌上版可免費測試
有興趣的朋友可先下載來體驗一下
也許可以知道田中先生到底適不適合你 XD

今天要介紹這款軟體是愛鳳的好用時間管理軟體 Things
蘋果還特地在 AppStore 上專程開一個項目來擺這類型的軟體

Things for iPhone 其優點滿多
1. 開啓軟體非常快速
2. 使用簡單，操作容易，第一次上手非常快
3. 操作介面漂亮
4. 有桌上同步軟體

打開 Things for iPhone 畫面之後
系統選單都是 GTD 常見的名詞
像是: Inbox 收件夾, Today 今日清單, Next 下一步清單, scheduled 行事曆, Someday 擇日箱
另外的額外的選單就是
Project 專案表, Area 責任區 (需跟桌上版同步才會出現) 跟 Logbook 記錄簿

下方系統選單則會隨著在哪個選單內有所不同
+ 加號=新增任務
星星=加入今日清單
箭頭=移動任務位置
時鐘=顯示限時任務
標籤=顯示所有標籤

這些選單可用來快速篩選過多的任務
讓 Things 使用起來很順暢
會有種「行雲流水」的幻覺

講到這就要開始說明 GTD 是什麼了
簡單來說就是一個有效整理處理工作流程與方法 (也可以視為個人作業系統)
是一種管理你每天大小雜事的方式
包含那些還不知如何實現的遙遠夢想
另外也是一本書的名字

GTD 概念主要是包含五個流程、六個高度、一個模式

五個步驟也就是常聽見的基本水平流程: Clean (或稱 Collect), Clarify (或稱 Process), Organize, Engage (或稱 Do), Reflect (或稱 Review)

六個高度就像俯視地面一樣以時間來 Review 任務清單
模式則是 Natural planning model 自然計畫模式

Things 將其簡化為三個步驟: Collect 收集, Organize 組織, Focus 專注
這點跟競爭對手 OmniFocus 不謀而合（實際上只是名稱不同而已…）
挺有趣的是研發公司似乎並不想把 Things 限制在僅有 GTD 概念
許多 GTD 的概念在 Things 軟體設計內並非固若金湯

Collect 收集, Organize 組織, Focus 專注

1. Clean (或稱 Collect, 蒐集) –
在收件夾收集新的代辦事項
好讓雜事快速地抽出你的腦袋

只要點程式內下方的+號服務
就可以立即新增代辦事項（無論在任何一個選單內都可以）
在新增代辦事項這個畫面我覺得 Things 做的不錯

輸入資料越少越簡潔越好
在蒐集步驟你只要先把事情先記下來
事項的細節完全都不用理會
讓腦袋所有的大事小事都傾巢而出

這個收集步驟每天至少要兩次
如果可以的話越多次越好

Things 的新增界面大概是最簡潔的了
如果你想要一次將任務資訊輸入完整的話
下方也可以再加註 note, Tags, 截止日等等

2. Focus 專注（= GTD 內的 Process 加工, Charify 釐清）

當收集到一個段落後就要將任務開始分類
其實就是依照任務屬性來分類
前面提到 Things 其實並沒有很深厚的 GTD 概念
所以根本沒有所謂的流程
只要任務屬性適合哪個清單就放在哪

Today 今日清單
今日之內你想要完成的代辦清單
到期的事項將也會自動在這裡出現

Next 下一步清單
下一步清單包含了所需要完成的事項
專案的代辦清單也會在此出現

scheduled 行事曆
使用行事曆的時機在於想要在稍後的日期開始執行任務
當日期到的時候
任務將會自動移動到今日清單

Someday 擇日箱（也就是 Someday / Maybe）
擇日箱是為了協助未來想要追蹤的想法
任務現在可能還不確定或是不明朗

分類好了之後隨時都要追蹤 Today 今日清單跟 Next 下一步清單
如果下一步清單內的任務決定要今天執行的話
點星星就會直接幫你把任務移動到今日清單
另外已經有在 Scheduled 行事曆排好的時間也會在當天自動幫你移動到今日清單提醒

Tip: 任務選單內的截止日跟放在行事曆有何不同？
差別在於如果是有設定截止日會出現紅色顯目的字
如果是將任務移動到行事曆的話
只會在設定好的當天出現在 Today 今日清單跟 Next 下一步清單而已
也就是如果不知道這件事情該何時下決定或是執行的話
設定好行事曆就可以催促你對某件事情下決定
出現紅字的任務則是一定要在當天「執行完成」而不是「決定下一步」

如果有輸入任務細節會出現筆記圖示（任務內容目前只能輸入文字 Orz…）
或是標籤與期限時間
如果期限時間到了會顯示紅字而且移動到 Today 今日清單提醒你（目前 Things 沒有提醒機制 Orz…）

值得注意的是 Next 下一步清單會將”所有執行中”的任務都放置在裡面
也就是當你在瀏覽下一步清單的時候
已經是在做 review 的動作了
這點比起其他 GTD 軟體實在簡化的很巧妙

前面也提過
除了設定 Scheduled 行事曆會顯示紅字然後跳到 Today 今日清單之外
Things 完全沒有內建提醒機制
所以 Something 擇日箱要經常去 Review 檢討瀏覽
否則任務就會被完全被冰凍了

3. Organize 組織

除了上面清單之外
Things 還可以用 Projects 專案跟 Areas 責任區來組織你的清單

專案清單
如同 GTD 定義的 Project 專案一樣
專案並不是我們所想那種辦公室專案
根據 GTD 的解釋就是「一個以上的任務才能達成的目標」

例如說你今天的執行事項叫做「我要英文變好！」
最好是一個任務就可以搞定啦！
也許就要開四個專案來達到這個目的
例如針對英文的說，聽，讀，寫要執行哪些事項才能夠讓英文變好？
還是說要考到哪些執照才可以證明自己的英文實力？

Project 專案可能包含了許多任務
你可以把 Project 專案整個移動到 Today, Next, Someday, scheduled 都沒問題
注意的是 Someday 擇日箱是要改天再做決策
也就是整個專案都會被移動到 Someday 擇日箱（其他地方都看不到）
被移動到 Scheduled 行事曆也是只有在你設定的某天才會出現（其他地方都看不到）
因為你既然設定好所以 Things 就會“自動”讓這些清單不再出現煩你

至於 Areas 責任區呢
這項倒是在 GTD 未提及的新功能
用白話說應該就是無法完成的 Projects 專案
像是: 學彈吉他，整理房間，或者是當個好父親的任務清單

最大的問題應該是 Things for iPhone 並沒有提供重複任務
這樣使用 Areas 責任區就會有滿大的困擾
不過重複任務倒是官網已經預告會在下一版提供了
我只能說這個重複任務真的蠢到極點…
除了要同步桌上版才能用
還只能出現出現一次
也就是非常笨的每天要同步
這是哪門子的重複任務

執行完畢的任務有 Logbook 紀錄簿 這個簡單的功能可以參考
就是你執行完成的代辦事項都會被丟進去而已
如果忘記什麼事情倒是可以回頭參考看看

Tag 標籤

Things 還可以依照個人喜好來設定 Tag 標籤雲
這點我覺得有好有壞
好處就是我並不是經常移動的人
所以 Context 場合的概念並不太適合我
我只要開一個專案叫做外出清單
出去的時候要幹嘛就專心看這個專案就夠了

由於我還有用 GTD 背英文單字跟閱讀清單
所以我又開了跟 43 Folder 一樣的概念來紀錄讀書進度
總共12個月份+31天的標籤
然後還有英文單字的單元標籤

這個 Tag 標籤的概念相當自由
也就是不管各行各業
或者是你習慣用緊急程度（火燒屁股, 不急, 悠閒等等）
還是執行時間（一個小時, 半小時, 15分鐘等等）
任務的難易度（難, 中等, 簡單等等）

總結

目前使用一陣子的感覺我是覺得 Things 缺點相當多
像是開啓 Things 沒有鎖密碼功能
也沒有任何像是 Mail 或 Push 鈴聲之類的提醒機制
沒有輸出或自動備份的功能（只能手動或用時光機去摳資料夾…Orz）
無完整月份行事曆界面
時間皆以天數為概念沒辦法下時間（這真的是一大困擾…）
任務細節也無法插入圖片跟音檔之類的資料
不過在操作上可能是我目前使用最快上手的軟體吧
摸五分鐘就會了
Things 很適合想要快速上手 GTD 的新手
不過價格偏高要價 9.99
個人覺得應該要降價

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